Cuando usted trabaja por cuenta propia como contratista independiente o en su propio negocio, tiene que emitir ciertas declaraciones de información cuando efectúa pagos por arriendo y servicios prestados a su negocio por personas que no son empleados suyos. Estas declaraciones sirven para informar a los recipientes de los ingresos que ellos deben declarar para efectos del impuesto a la renta federal en los EE.UU.. Copias de estas declaraciones se envían al Servicio de Impuestos Internos (IRS) para que ellos puedan comprobar los montos declarados por los recipientes en sus declaraciones de impuestos. Y las declaraciones sirven a usted como respaldo de los montos que reclama en su propia declaración de impuestos como gastos de su negocio.
¿Qué es la Forma 1099-MISC?
La Forma 1099-MISC es una de las declaraciones de información del Servicio de Impuestos Internos (IRS). Se usa para informar los pagos efectuados durante el año por distintos conceptos definidos acorde a la ley tributaria. La Forma 1099-MISC se envía al recipiente, para que tenga la información necesaria para incluir estos pagos en su declaración de impuestos y también se envía al IRS, para efectos de comprobar que los montos pagados están efectivamente declarados como ingresos por el recipiente y para corroborar las deducciones de estos pagos como gastos deducibles por el pagador.
La 1099-MISC es una de la serie de formas 1099 y se usa para efectos de pagos que no están considerados en otra de las formas 1099 que son para otros propósitos específicos.
¿Cuándo Tengo que Emitir la Forma 1099-MISC?
Cuando usted haya efectuado ciertos pagos durante el año que constituyen ingresos a las personas que los reciben y estas personas no son empleados suyos, hay que emitir una Forma 1099-MISC. Los pagos que tiene que informar son aquellos efectuados en el giro de su ocupación o negocio. Las organizaciones sin fines de lucro también están sujetas a los requerimientos de emitir esta forma. Pero no tiene que informar los pagos que usted efectúa en forma personal.
Pagos que Tiene que Informar
Específicamente, hay que emitir una Forma 1099-MISC cuando haya efectuado pagos por los siguientes conceptos:
• Pagos por un total de $600 o más por servicios prestados por subcontratistas, abogados, contadores, directores y otros,
• Pagos de arriendo por un total de $600 o más, aparte de los arriendos pagados a corredores de propiedades,
• Pagos de $600 o más por premios y compensaciones que no son para servicios prestados, como premios por ganar algún concurso en la televisión o radio,
• Pagos de $600 o más por servicios de cuidado médico o de salud, ingresos por seguros de cosecha de cultivos, pagos al contado por las compras de pescado, entre otros,
• Pagos de por lo menos $10 en regalías o pagos a corredores en vez de dividendos o intereses exentos de impuestos,
• Pagos a ciertos integrantes de la tripulación efectuados por operadores de barcos de pesca,
• Ingresos brutos pagados a abogados y
• Ventas de $5.000 o más de bienes de consumo a un comprador que va a revender los bienes en cualquier lugar que no constituye un establecimiento permanente de ventas al por menor.
Pagos que No Tiene que Informar
Ciertos pagos, aún cuando puedan ser tributables para el recipiente, no tienen que estar informados en una Forma 1099-MISC. Estos pagos incluyen:
• Pagos por mercadería, servicios de comunicación como teléfono, flete, almacenaje e ítems similares,
• Pagos de arriendo que se efectúan a corredores de propiedades,
• Sueldos pagados a empleados (se informan en las Formas W-2),
• Asignaciones pagadas a empleados por gastos de viajes (estos se incluyen en la Forma W-2),
• Pagos por cobertura de un seguro de vida (esto se incluye en la W-2 o la Forma 1099-R),
• Pagos a una organización exenta de impuestos o a un gobierno,
• Ciertas transacciones con tarjetas de pago si una organización de tarjetas de pago ha asignado al comerciante o recipiente del pago un Código de Categoría de Comerciante.
Generalmente, no tiene que informar los pagos a sociedades anónimas (corporaciones) en la Forma 1099-MISC, pero hay algunas excepciones, incluidas las siguientes:
• Pagos por servicios de cuidado médico o atención a la salud,
• Compras al contado por pescado,
• Honorarios de abogados,
• Ingresos brutos pagados a abogados,
• Pagos sustitutivos en vez de dividendos o intereses exentos y
• Pagos efectuados por una agencia ejecutiva federal por servicios.
¿Cómo Preparo la Forma 1099-MISC?
Se puede conseguir Formas 1099-MISC de las oficinas del IRS y puedan estar disponibles en ciertas librerías. Debido a que las formas impresas están escaneadas durante su procesamiento, no puede presentar al IRS Formas 1096, 1098, 1099 o 5498 que haya bajado e impreso desde el sitio web del IRS.
Para completar la Forma 1099-MISC, necesita el nombre, dirección y número de identificación de contribuyente del beneficiario de los pagos. Si no tiene esta información, se puede solicitarla al beneficiario, mandándole una Forma W-9.
La Forma 1099-MISC tiene un campo para un número de cuenta. Esta cuenta se requiere cuando tiene múltiples cuentas para un recipiente para quien usted tiene que emitir más de una Forma 1099-MISC. El IRS fomenta la inclusión de un número de cuenta en todas las Formas 1099-MISC que se emiten.
Los montos totales que pagaron se incluyen en el encasillado correspondiente. La siguiente es una breve descripción de algunos de ellos:
Arriendos
Se incluyen todos tipos de arriendos, como arriendos de bienes inmuebles tales como espacio de oficina, taller, o bodega; arriendos de maquinaria y equipos y arriendos de pastos para animales. Cuando se arrienda un equipo con un operador, hay que separar el pago entre la porción que corresponde al arriendo (que se informa en el encasillado 1) y la porción que corresponde a la remuneración del operador como una persona que no es su empleado (que se informa en el encasillado 7). Los pagos de arriendo que se efectúan a corredores de propiedades no se incluyen.
Regalías
Hay que informar el monto bruto de las regalías, antes de cualquiera retención de impuestos que pudiera haber hecho. Se incluyen las regalías pagadas a un autor o agente literario. Pagos por el derecho a usar la superficie de la tierra se informan como arriendo en el encasillado 1. Pagos por gastos de operación de un pozo de petróleo o gas se informan como remuneración a personas no empleados en el encasillado 7. Y las regalías por madera, bajo un contrato de pagos según talado, se informan en otra forma, la 1099-S.
Impuesto a la renta federal retenido
En este encasillado 4, se informaría cualquiera retención de impuesto adicional a 28% que hay que hacer cuando, por ejemplo, no tiene el número correcto de identificación de contribuyente del recipiente del pago.
Ingresos de un barco de pesca
En el encasillado 5 se informa la porción de los ingresos de la venta de la pesca que corresponde a cada integrante de la tripulación cuando el barco normalmente tiene menos de 10 tripulantes. Si se distribuye la pesca en especie, se incluye el valor normal en el mercado de la porción que corresponde a cada tripulante. También se incluye el valor de los pagos en efectivo, hasta $100 por excursión, que se paga en base de una pesca mínima y que se paga únicamente por la prestación de funciones adicionales.
Pagos por cuidado médico y atención a la salud
Estos son pagos por un total de $600 o más que se hacen en el giro de su ocupación o negocio a cada médico o prestador de servicios médicos o atención a la salud. La exención del requerimiento de emitir una Forma 1099-MISC a una corporación, incluyendo una corporación profesional, no se aplica en el caso de estos tipos de pagos, así hay que informarlos. Pero no hay que informar pagos a un hospital exento de impuestos o uno que es propiedad de un organismo de algún gobierno.
Cuando el pago por cuidado médico o atención a la salud incluye cargos por inyecciones, medicamentos u otros ítems similares, el pago entero está sujeto al requerimiento de informarse. Pero no hay que informar los pagos a farmacias por medicamentos bajo receta médica.
Remuneraciones a personas que no son empleados
Esto incluye pagos a individuos que no son empleados, sociedades colectivas, sucesiones y a veces corporaciones, cuando el pago se hace en el giro de su ocupación o negocio y el total de los pagos durante el año fue por lo menos $600.
Algunos ejemplos de los pagos que se incluirían en este encasillado 7 son los siguientes:
• Honorarios pagados por servicios profesionales, como los honorarios que se pagan a abogados (incluyendo corporaciones), contadores, ingenieros, archirectos y contratistas,
• Honorarios que se pagan de un profesional a otro, como cuando comparten un honorario o se paga por la referencia de un cliente,
• Pagos por servicios, incluyendo partes y materiales cuando forman parte integral del servicio,
• Comisiones pagadas a vendedores externos,
• Honorarios pagados a contratistas independientes, incluyendo reembolsos por los gastos de viaje cuando no se requiere una rendición de los gastos,
• Permutas de servicios entre personas en el giro de sus ocupaciones o negocios,
• Beneficios marginales tributables entregados a personas que no son empleados,
• Pagos por la participación en una operación de explotación de petróleo o gas,
• Pagos a un vendedor de seguros que no es su empleado según derecho común ni es un empleado estatutario,
• Remuneración pagada a los directores y
• Compras de pescado con pago al contado.
Pagos sustitutivos en vez de dividendos o intereses
Aquí en el encasillado 8 se informan los pagos por un total de por lo menos $10 a un corredor por cuenta de un cliente, en vez de dividendos o intereses exentos, producto del préstamo de los valores del cliente.
Ventas directas por el pagador de $5.000 o más en bienes de consumo a un comprador para la reventa
En este encasillado 9, se marca el cuadro con un X si ha hecho ventas por un total de $5.000 o más de bienes de consumo bajo un acuerdo de compraventa, depósito y comisión o según otro acuerdo de comisión en base de la reventa de los productos en cualquier lugar que no sea un establecimiento permanente de ventas al por menor. No se incluye un monto en este encasillado. Se puede usar otra forma no oficial, como una carta, para informar al comprador de estas ventas directas.
Ingresos de seguros de cosechas de cultivos
Este encasillado normalmente sería usado por compañías de seguros que hacen pagos de $600 o más en seguros a agricultores.
Pagos de paracaídas doradas en exceso
Un pago de paracaídas es remuneración que se paga a una accionista, ejecutivo o empleado con un alto nivel de remuneración cuando hay un cambio en los dueños de una corporación, un cambio en el control efectivo de la corporación o un cambio en la propiedad de una porción importante de los activos de la corporación. El monto que hay que incluir en este encasillado es el exceso del pago por sobre el monto base, que es la remuneración promedia anual por servicios que se incluyó en los ingresos tributables del individuo durante los últimos 5 años tributarios.
Ingresos brutos pagados a un abogado
En este encasillado 14, se incluyen los pagos a abogados (incluidas las corporaciones) que no están informadas en el encasillado 7 como honorarios. Puede incluir, por ejemplo, el pago que se efectúa en base de un acuerdo sobre el pago que se otorga en satisfacción de un pleito o reclamo.
Aplazamientos de remuneraciones según la Sección 409A
En el encasillado 15a se informa el total, de $600 o más, de aplazamientos de remuneraciones de personas que no son empleados, según planes de aplazamiento de remuneración no calificadas, bajo la Sección 409A del código de impuestos.
Ingresos según la Sección 409A
Aquí se informa el total de todos los aplazamientos del año en curso y de años anteriores que tienen que incluirse en los ingresos tributables porque el plan para el aplazamiento de remuneración para ahorros de jubilación no califica según los requerimientos de la Sección 409A.
Otros ingresos
En el casillero 3 se informan todos los pagos que no corresponden a otro encasillado en la Forma 1099-MISC. Estos pueden incluir:
• Premios que no son para servicios, como concursos,
• Daños punitivos,
• Sueldos pagados por empleados fallecidos, en el año después de su fallecimiento, en cuyo caso no hay que retener los impuestos de seguro social o Medicare,
• Pagos a miembros de tribus indígenas que se efectúan de los ingresos netos de actividades de juego que están realizadas o licenciadas por los tribus y
• Pagos de terminación de vendedores de seguros que trabajan por cuenta propia.
¿Cuál es el Plazo para Entregar la Forma 1099-MISC?
La copia B de la Forma 1099-MISC tiene que entregarse al recipiente a más tardar el 31 de enero. La copia A tiene que entregarse al IRS a más tardar el 28 de febrero. Cuando envía las Formas 1099-MISC al IRS, hay que adjuntar la Forma 1096, que es un resumen de las declaraciones de información que está enviando.
Cuando presenta información al IRS en forma electrónica, el plazo termina el 2 de abril. Hay que tener el software correspondiente y puede ver las especificaciones en la Publicación 1220 del IRS, que se llama Especificaciones para Presentar las Formas 1098, 1099, 5498 y W-2G en Forma Electrónica o Magnética.
Reference:
- Bankrate.com – Getting and giving 1099-MISC income forms (en inglés): www.bankrate.com
